C.G.V. Olympia Hoogeveen is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Uiteraard behandelen wij de persoonsgegevens van onze leden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Hierbij houdt C.G.V. Olympia zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Persoonsgegevens. Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is C.G.V. Olympia Hoogeveen, Pijlkruid 9, 7909 HK Hoogeveen. De functionaris die belast is met de gegevensverwerking is de ledenadministrateur. Hij/zij is te bereiken via ledenadministratie@olympiahoogeveen.nl.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring; (hoofdstuk 1)
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; (hoofdstuk 3)
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; (hoofdstuk 9)
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; (hoofdstuk 6)
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. (hoofdstuk 8)

Als C.G.V. Olympia Hoogeveen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

1. Persoonsgegevens die wij verwerken

C.G.V. Olympia Hoogeveen verwerkt uw persoonsgegevens omdat u sport binnen onze vereniging en daarvoor een lidmaatschap aangaat. Het kan ook zo zijn dat u, uw e-mailadres op de website achterlaat omdat u graag onze nieuwsbrief wilt ontvangen. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer

2. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

C.G.V. Olympia Hoogeveen verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:

gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen voor onze nieuwsbrieven over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via ledenadministratie@olympiahoogeveen.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

3. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

C.G.V. Olympia Hoogeveen verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het afhandelen van uw betaling
• Verzenden van onze nieuwsbrief
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• Voor het inschrijven van wedstrijden

4. Geautomatiseerde besluitvorming

C.G.V. Olympia Hoogeveen neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van C.G.V. Olympia Hoogeveen) tussen zit.

5. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

C.G.V. Olympia Hoogeveen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. C.G.V Olympia Hoogeveen houdt een archief bij met informatie over de vereniging zoals krantenartikelen en andere informatie die voor het nageslacht bewaard kan blijven. Deze gegevens blijven bestaan zolang het archief blijft bestaan. Voor vragen over wat er in het archief bewaard blijft kunt u contact opnemen met de archivaris van de vereniging.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

C.G.V. Olympia Hoogeveen verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. C.G.V. Olympia Hoogeveen blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

7. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

C.G.V. Olympia Hoogeveen gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

8. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door C.G.V. Olympia Hoogeveen en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben naar u of een andere organisatie met uw toestemming te kunnen sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens sturen naar ledenadministratie@olympiahoogeveen.nl. Dit geldt ook voor een verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Wanneer u niet tevreden bent over de manier waarop wij uw gegevens verwerken. Wil C.G.V. Olympia Hoogeveen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

9. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

C.G.V. Olympia Hoogeveen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons op via ledenadministratie@olympiahoogeveen.nl.

10. Hoe wij omgaan met beeldmateriaal

Gedurende activiteiten en wedstrijden kunnen er foto’s gemaakt worden door leiding of een professionele fotograaf. Deze foto’s worden gebruikt op onze website, in Social Media, de nieuwsbrief of in de presentatiegids. Op deze foto’s bent u of is uw zoon/dochter te zien. Wij realiseren ons dat publicatie van deze beelden gevoelig kan liggen. Natuurlijk gaan zorgvuldig om met foto’s en video’s. Toch vragen we u om uw toestemming voor het gebruik hiervan. Alle bestaande leden hebben in mei 2018 een formulier ontvangen via de les waarin zij of hun ouders/verzorgers kenbaar hebben kunnen maken of beeldmateriaal wel of niet gebruikt mag worden. Alle nieuwe leden kunnen dit op het inschrijfformulier kenbaar maken.

Uw toestemming geldt voor alle foto’s en video’s die door ons of in onze opdracht gemaakt worden. Het kan voorkomen dat ouders foto’s maken tijdens activiteiten of wedstrijden. C.G.V. Olympia heeft daar geen invloed op, maar wij gaan ervan uit dat ouders ook terughoudend zijn bij het plaatsen van foto’s en video’s op internet.

Wij vragen ouders van oudere kinderen de toestemming met hun zoon/dochter te bespreken. We merken dat oudere kinderen soms zelf een keuze willen maken om foto’s te gebruiken. Als de keuze thuis wordt besproken, dan weten ze zelf waarom het gebruik wel of niet mag.

U mag altijd terugkomen op de gegeven toestemming of op een later moment toestemming geven. Kinderen ouder dan 16 jaar mogen deze beslissing zelf maken. Voor kinderen onder de 16 jaar is toestemming van ouders/verzorgers nodig.

11. Nieuwsbrief

Enkele persoonsgegevens gebruiken wij om u op de hoogte te houden van zaken binnen de vereniging door het versturen van een nieuwsbrief. U geeft automatisch hiervoor toestemming als u het aanmeldingsformulier van de vereniging invult en ondertekend. Ook geeft u toestemming als u, uw gegevens achterlaat op de website onder het kopje ‘aanmelden nieuwsbrief’. U heeft altijd de mogelijkheid zich voor de nieuwsbrief af te melden door op de link onderaan de nieuwsbrief te klikken.

12. Wijzigingen

C.G.V. Olympia Hoogeveen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacy verklaring. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien C.G.V. Olympia Hoogeveen een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website of in de nieuwsbrief.

13. Vragen

Heeft u na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacy beleid, dan kunt u deze richten aan C.G.V. Olympia Hoogeveen t.a.v. secretariaat, Pijlkruid 9, 7909 HX Hoogeveen of via e-mail naar ledenadministratie@olympiahoogeveen.nl.